BeNeLux Tivoli User Group

Reglement van Orde

Reglement van orde: Sponsoring en begunstiging van de TGGN

Artikel 4 van de statuten behandeld de rol van de begunstiger en verwijst naar de statuten voor een andere invulling hiervan. Echter aan de rol van begunstiger en de omgang hiermee wordt niet een concrete invulling gegeven. Doel van dit deel van het reglement van orde is de rol van en de omgang met sponsors van TGGN vast te leggen. Er dienen wel een aantal artikelen gewijzigd te worden in de statuten om het een en ander in te regelen (zie einde van dit document).


Reglement van orde m.b.t. sponsoring en begunstigers.

1.       Categorieën begunstigers
De TGGN kent de volgende categorieën begunstigers welke een materiële of financiële bijdrage leveren, te weten:
- Hoofdsponsor
- Sponsor
- Buitengewoon begunstigers
Het kenmerkende verschil tussen sponsors en buitengewoon begunstigers is dat met sponsors een vaste jaarlijkse financiële bedrage aan de TGGN is overeengekomen. De totale som van financiële bijdrage per sponsor wordt bepaald door een bedrag per deelnemend lid aan de TGGN. Bij een buitengewoon begunstiger is dat niet het geval en bestaat de bijdrage voornamelijk uit diensten en materiele bijdragen. Het verschil tussen sponsor en hoofdsponsor wordt gekenmerkt door de hoogte van de te leveren bijdrage en de daar tegenover gestelde gunsten.


2.       De voor sponsor en buitengewoon begunstiger in aanmerking komende partijen zijn:
a.       Sponsors: alle rechtspersonen welke interesse hebben in of belang hebben bij het bestaan van de TGGN en de doelstellingen onderschrijven, zoals vastgelegd in de verenigingsstatuten en sponsorreglement.
b.      Buitengewoon begunstiger: alle rechtspersonen welke de TGGN in een niet directe financiële zin ondersteunen. Daartoe kunnen behoren de werkgevers van de bestuursleden en rechtspersonen welke faciliteiten en diensten batenloos beschikbaar stellen aan de TGGN (o.a. IBM en Tivoli).


3.       Voorwaarden waaronder sponsorschap toegekend of geweigerd wordt.
De voorwaarden waaraan een sponsor of buitengewoon begunstiger zijn o.m.:
a.       Het besluit tot toelating van sponsors en begunstigers wordt genomen door het bestuur of indien het bestuur dit nodig acht de ledenvergadering.
b.      Het beëindigen van een verbintenis met een sponsor of begunstiger wordt genomen door het bestuur of ledenvergadering. Dit kan zonder opgaaf van redenen gebeuren.
c.       Onderschrijven van de voorwaarden in de statuten en het sponsorreglement. Dit betekent o.a. dat men verplicht zal zijn de sponsorbijdrage te leveren voor het hele lopende verenigingsjaar ook al wordt tijdens het verenigingsjaar besloten de sponsorovereenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen.
d.      De sponsor moet de doelstelling waarvoor de TGGN is opgericht onderschrijven. Bij voorkeur is de sponsor actief in het (IT-)vakgebied van de leden van TGGN, tenzij daartoe in meerderheid door het bestuur van de TGGN wordt besloten om van af te wijken.
e.       Sponsors zullen een bedrag per lid betalen. Dit betekent dat bij verlenging van het sponsorcontract er een groter of kleiner totaal bedrag gevraagd kan worden, afhankelijk van het aantal leden.
f.        Indien het aantal leden verandert gaande het verenigingsjaar dan heeft dit geen invloed op de hoogte van de totale sponsorbijdrage voor dat jaar. De laatste dag van het vereniging jaar is de datum waarop het aantal leden wordt geteld. Dit getal is maatgevend voor de onderhandelingen met sponsors.
g.      De sponsor en buitengewoon begunstiger heeft tot taak zich te onthouden van elke vorm van betrokkenheid, inmenging of invloedsuitoefening op bestuurlijke en beleidsmatige zaken aangaande de TGGN, tenzij in uitzondering daarop door de reglementen en statuten is voorzien. Eventuele afgevaardigden van sponsors en buitengewoon begunstigers in het bestuur dienen in deze hoedanigheid dan ook zoveel mogelijk onafhankelijk en onpartijdig te acteren. Door meerderheid van de ledenvergadering en bestuur kunnen eventuele ongewenste activiteiten een halt toegeroepen worden door de sponsorovereenkomsten of andersoortige verbintenissen te beëindigen. Ook kan de ledenvergadering indien nodig besluiten tot het royeren van eventuele bestuursleden.
h.       In principe zijn er geen mogelijkheden om voor de rol van buitengewoon begunstiger te kiezen (i.t.t. sponsor of hoofd sponsor). Het bestuur van de TGGN zal aan partijen vragen om bepaalde diensten te verlenen aan de TGGN tegen betaling of pro deo.  Indien een perso(o)n(en), onderneming of andere rechtspersoon, diensten levert zonder daar een financiële vergoeding voor te vragen dan zal deze worden vermeld als bijzonder begunstiger (indien daar prijs op wordt gesteld). In de regel gaat het dan om ondernemingen/rechtspersonen welke bestuursleden leveren aan de TGGN, IBM Nederland en Tivoli. Deze groep van begunstigers dient zo klein mogelijk gehouden te worden om de onafhankelijkheid van de TGGN te waarborgen. 
i.         In principe kan het bestuur van de, in dit reglement van orde, opgenomen voorwaarden afwijken indien het daartoe genoodzaakt wordt door omstandigheden. Het betreft dan de volgende zaken:
·         gunsten verleend aan sponsors en buitengewoon begunstigers mits de juiste balans gevonden wordt met de bestaande afspraken
·         hoogte van de jaarlijks vast te stellen financiële bijdrage te leveren door sponsors
·         voorwaarden waaronder sponsors toegelaten kunnen worden (dit voornamelijk in situaties waar een financiële noodzaak bestaat om de regelgeving omtrent sponsoring ruimer te interpreteren).


4.       Aantal sponsors
a.       Hoofdsponsors: de TGGN kent evenveel hoofdsponsors als er presentatie dagen van de TGGN zijn, dit i.v.m. de gunsten welke toegekend worden aan de hoofdsponsor.
b.      Sponsors: de TGGN kent geen limiet aan het aantal sponsor
c.       Buitengewoon begunstigers: de TGGN kent geen limiet aan het aantal buitengewoon begunstigers


5.       Hoogte van de financiële bijdrage per begunstiger
a.       De hoogte van de financiële bijdrage per sponsor wordt bepaald door het bestuur met de mogelijke (hoofd)-sponsoren en wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld.
b.      De hoogte van de bijdrage per categorie sponsor dient zoveel mogelijk constant gehouden te worden van jaar op jaar.
c.       Vaststelling van de hoogte van de bijdrage gebeurt jaarlijks door het bestuur, dit om o.a. enige flexibiliteit te kunnen hebben bij het vinden van sponsoring
d.      Er dient een duidelijk verschil te bestaan tussen de bijdrage van de sponsor en hoofdsponsor.  Dit verschil dient recht te doen aan het verschil tussen de gunsten welke toegekend worden aan de sponsor cq hoofdsponsor.
e.       De buitengewoon begunstiger levert in de regel niet een direct financiële bijdrage aan de TGGN. Hun bijdrage bestaat voornamelijk in materieel opzicht.
f.        Het bestuur legt de sponsorovereenkomst vast voor de duur van één jaar, verlenging gebeurt bij wederzijdse goedkeuring.
g.      Het bestuur is verplicht om er voor te zorgen dat de bijdrage per sponsorcategorie bekend is.
h.       De bijdrage van een buitengewoon begunstiger wordt niet vastgelegd.



6.       Toegekende gunsten
a.       De toegekende begunstiging van de buitengewoon begunstigers wordt vooraf door het TGGN bestuur met de betrokkenen vastgesteld. Afspraken hierover mogen niet in strijd zijn met de doelstellingen en de onafhankelijkheid van de TGGN. Bovendien mogen deze niet tot vervaging lijden van de verschillen tussen begunstigers en de sponsoren. Het is de taak van het bestuur om hier op toe te zien.
b.      Voor het overige geldt het volgende:

	Hoofsponsor	Sponsor	Buitengew. begunstiger
Vermelding als sponsor met logo op website	X	X	X
Vermelding als sponsor met logo op briefpapier	X	X (*)	=
Vermelding van de naam op briefpapier	=	=	X
Bijwonen van door de TGGN georganiseerde evenementen	X	X(**)	X
Verzorgen van, een inhoudelijk voor de TGGN relevante, presentatie op de TGGN bijeenkomst.	X	=	=
Plaatsen van reclamestand op TGGN bijeenkomsten	X	X	=

(*) Grootte en plaatsing wijken af van de hoofdsponsors
(**) Conform artikel 9 van de verenigingsstatuten


7.       Beëindiging van het sponsorschap
De rechten en verplichtingen van een begunstiger kunnen te allen tijde wederzijds door schriftelijke opzegging worden beëindigd. De jaarlijkse bijdrage over het lopende verenigingsjaar blijft echter verschuldigd aan de TGGN (zie ook de voorwaarden in punt 3).


8.       Sponsoring en deelname aan het bestuur.
Om de doelstellingen van de TGGN te waarborgen dient het bestuur van de TGGN zo onafhankelijk mogelijk te blijven. In dit kader is in het sponsorreglement vastgelegd dat de meerderheid van het bestuur gevormd dient te worden uit niet-business partners. Indien business partners de TGGN sponsoren dan is dit de wijze waarop de bestuurlijk onafhankelijkheid wordt gewaarborgd.
De regelgeving zoals in dit document vastgesteld, laat de mogelijkheid open dat ook sponsoring afkomstig kan zijn van rechtspersonen die niet businesspartner zijn van de TGGN (bijv. ABN/AMRO, Foris, Atos Origin etc). De bestuurlijke onafhankelijkheid wordt gewaarborgd door artikel 10 lid 7 van de statuten. Bovendien zijn de belangen van een lid van de TGGN (in dit geval de niet businesspartner) veelal dezelfde als die van de TGGN.